দুতরফা দাখিলা পদ্ধতি
দুতরফা দাখিলা পদ্ধতি

লেনদেনের প্রামাণ্য দলিল বা ব্যবসায়িক দলিলাদি

লেনদেনের প্রামাণ্য দলিল বা প্রমাণপত্র কি?

হিসাববিজ্ঞানের প্রতিটি লেনদেনের জন্যে কোনো না কোনো লিখিত দলিল সংরক্ষন করা হয় । এসকল লিখিত ও বৈধ প্রমাণাদিকে লেনদেনের প্রামাণ্য দলিল বা প্রমাণপত্র বলে। প্রতিষ্ঠানে প্রতিনিয়ক যে সকল লেনদেন সংঘাটিত হয় তার সত্যতা বৈধতা নিশ্চিত করণে এসকল প্রামাণ্য দলিল ব্যবহার করা হয়। বিভিন্ন ধরনের লেনদেনের উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন দলিল প্রস্তুত করা হয়। এসব দলিল থেকেই লেনদেন হিসাবভুক্ত করা হয়। 

কোন লেনদেনের জন্য কোন প্রমাণ্য দলিল? এক নজরে

চালান কে তৈরী করে?? কোন লেনদেনের জন্য কোন প্রমাণ্য দলিল?

লেনদেনের প্রামাণ্য দলিল বা প্রমাণপত্র কতপ্রকার?

লেনদেনের প্রামাণ্য দলিল বা প্রমাণপত্রকে ২ ভাগে ভাগ করা যায় ।

     ১) প্রাথমিক দলিল।

     ২) চুরান্ত দলিল।

          ১) প্রাথমিক দলিলঃ কোনো লেনদেন সংঘটিত হওয়ার সময় উহার উৎস থেকে যে দলিল পাওয়া যায় তাকে প্রাথমিক দলিল বলে । প্রাথমিক দলিল সাধারণত ৬ ধরনের হয়ে থাকে। যথাঃ

  1.  চালান ।
  2. ক্যাশমেমো।
  3. প্রাপ্তি রসিদ ।
  4. ডেবিট নোট ।
  5. ক্রেডিট নোট ।
  6. ভ্যাট চালানপত্র ।

          ২) চুরান্ত দলিলঃ প্রতিষ্ঠানের হিসাবের বইসমূহে লেনদেনগুলোকে চুরান্তভাবে লিপিবদ্ধকরণের জন্য যে দলিল ব্যবহার করা হয় তাকে চুরান্ত দলিল বলে। এসব চুরান্ত দলিল সাধারণত  ভাউচার বলে বিবেচিত হয়। ভাউচার ৩ প্রকার। যথাঃ

  1. ডেবিট ভাউচার।
  2. ক্রেডিট ভাউচার।
  3. জার্নাল ভাউচার।
নিচে দলিলগুলো ছকসহ আলোচনা করা হলো।

প্রাথমিক দলিল

১) চালান (Challan)

চালান কি/ কাকে বলে?

       চালান হলো  বাকিতে পণ্য ক্রয় ও বিক্রয়ের প্রামাণ্যদলিল । পণ্য বিক্রয় করার সময় বিক্রেতা পণ্যের পূর্ণ বিবরণ সম্বলিত একটি লিখিত দলিল ক্রেতাকে প্রদান করে যাকে চালান বলে। চালানে ক্রেতার নাম ও ঠিকানা, মালের বিবরণ, মালের পরিমান ও দাম , মূল্য পরিশোধের শর্ত ইত্যাদি প্রয়োজনীয় বিষয়াদি লিপিবদ্ধ থাকে। ক্রেতার নিকট এটি আন্তঃচালান এবং বিক্রেতার নিকট এটি বহিঃচালান বলে বিবেচিত হয়। এই আন্তঃচালান দিয়ে ক্রেতা ক্রয় জাদাবেদা প্রস্তুত করে এবং বহিঃচালান দিয়ে বিক্রেতা বিক্রয় জাদাবেদা প্রস্তুত করে। 

কোন লেনদেনে চালান হয়?

চালান হবে এমন লেনদেন হলো:-

  1. বাকিতে পণ্য ক্রয়/বিক্রয়
  2. জামালের নেকট পণ্য বিক্রয় । [ নাম থাকলে বাকিতে]

চালান নমুনা ছক

মনে করি , রহিম ট্রেডার্স (মির্জাপুর, টাঙ্গাইল) ২০২৪ সালের ৮ জানুয়ারি ধামরাই, ঢাকার ওনি ট্রেডার্স কে  নিম্নােক্ত পণ্য বিক্রয় করেন।

  • ৭০ টাকা দরে ৩০ কেজি আটা।
  • ১০০ টাকা দরে ৫০ কেজি চিনি।
  • ৯০ টাকা দরে ২০ কেজি চাল।
২/১০, নিট ৩০, চালান নং ৪৮ , কারবারি বাট্টা ১০% , পরিবহন খরচ ১০০ টাকা।
চালান নমুনা ছক

লক্ষনীয়:

  • চালান বিক্রেতা প্রস্তুত করে। তাই চালানে বিক্রেতার সাক্ষর হয় এবং উপরে শিরোনামে বিক্রেতার নাম হয়।
  • শুধু ধারে/বাকিতে ক্রয়-বিক্রয়ে চালান প্রস্তুত করা হয়। ক্রয়-বিক্রয় নগদে হলে ক্যাশমেমো প্রস্তুত করা হয়।
  • চালান বাকি লেনদেনে হয় তাই এতে মূল্য পরিশোধের শর্ত উল্লেখ থাকে । যেমন: ২/১০, নিট ৩০ মানে হলো ১০ দিনের ভিতর মূল্য পরিশোধ করলে ২% ছাড়/বাট্টা পাওয়া যাবে ও ৩০ দিনের ভিতর মূল্য পরিশোধ করতে হবে।
  • ক্রেতার নিকট এটি আন্তঃচালান / ক্রয়-চালান যা দিয়ে ক্রেতা ক্রয় জাদাবেদা প্রস্তুত করে ।
  • বিক্রেতার নিকট এটি বহিঃচালান / বিক্রয়-চালান যা দিয়ে বিক্রেতা বিক্রয় জাদাবেদা প্রস্তুত করে ।

২)ক্যাশমেমো (Cash Memo)

ক্যাশম্যামো কি/ কাকে বলে?

    ক্যাশমেমো হলো  নগদে পণ্য ক্রয় ও বিক্রয়ের প্রামাণ্যদলিল । নগদ টাকায় পণ্য বিক্রয় করার সময় বিক্রেতা  একটি লিখিত দলিল ক্রেতাকে প্রদান করে যাকে ক্যাশমেমো বলে। নগদে পণ্য বিক্রয়ের ‍সময় বিক্রেতা বিক্রিত পণ্যের  নাম .পরিমান, দর , মোট দাম ‍ইত্যাদি উল্লেখপূর্বক সাক্ষর করে ক্রেতাকে ক্যাশমেমো প্রদান করে । ক্রেতা ক্যাশমেমো অনুসারে মূল্য পুরিশোধ করেন। ক্যাশমেমো সাধারণত ৩ কপি প্রস্তুত করা হয় । প্রথম কপি ক্রেতাকে প্রদান করা হয় । দ্বিতীয় কপি বিক্রয় প্রতিস্থানের হিসাব বিভাগ এবং তৃতীয় কপি বিক্রয় বিভাগে সংরক্ষন করা হয়।

কোন লেনদেনে ক্যাশমেমাে হয়?

ক্যাশমেমাে হবে এমন লেনদেন হলো:-

  1. নগদে পণ্য বিক্রয়/ক্রয় ।
  2. রাতুলের নিকট নগদে বিক্রয় । [ নগদে ]

ক্যাশমেমো নমুনা ছক

মনে করি, ঢাকার জসিম ব্রাদার্স ২০২৪ সালের জানুয়ারী ৪ তারিখে কুদ্দুস ব্রাদার্সকে নিম্নোক্ত পণ্য বিক্রয় করেছেন।

  • নগদে  ৯০০ টাকা বস্তা করে ৩০ বস্তা সিমেন্ট বিক্রয় । কারবারি বাট্টা ১০%
নমুনা ক্যাশমেমো

লক্ষনীয়:

  • ক্যাশমেমো বিক্রেতা প্রস্তুত করে। তাই ক্যাশমেমো এর উপরে শিরোনামে বিক্রেতার নাম হয়।
  • ক্যাশমেমোতে ক্রেতা ও বিক্রেতা উভয়ের সাক্ষর থাকে।
  • শুধু নগদে ক্রয়-বিক্রয়ে ক্যাশমেমো প্রস্তুত করা হয়। ক্রয়-বিক্রয়  ধারে হলে চালান প্রস্তুত করা হয়।
  • নগদে পরিশোধ হয় বলে ক্যাশমেমোতে বিক্রয় শর্ত  থাকে না।
  • ক্যাশমেমো ৩ কপি প্রস্তুত করা হয়।
  • মূল কপি ক্রেতাকে দেওয়া হয়। এবং বাকি দুই কার্বন কপি বিক্রয় বিভাগ ও হিসাব বিভাগের কাছে থাকে।

৩)ডেবিট নোট (Debit Note)

ডেবিট নোট কি/ কাকে বলে?

     ডেবিট নোট হলো ক্রেতা কতৃক প্রস্তুকৃত একটি দলিল যা ফেরতকৃত মালের সাথে ক্রেতা বিক্রেতাকে প্রেরণ করে । বাকিতে ক্রয়কৃত পণ্য ফরমায়েশ অনুজায়ী না হওয়া , নিম্ন মানের হওয়া ইত্যাদি কারণে ক্রেতা বিক্রেতাকে এসকল পণ্য ফেরত পাঠায়। ফেরত পাঠানোর সময় ঐ সকল পণ্যের সাথে পণ্যের দাম , পরিমান সহ পণ্য ফেরতের কারণ একটি কাগজে লিখে পাঠিয়ে বিক্রেতাকে  জানিয়ে দেওয়া হয় তাদের হিসাব খাত উক্ত পণ্যের জন্য ডেবিট করা হয়েছে । এই লিখিত দলিলকে  ডেবিট নোট বলে। ডেবিট নোট ক্রেতা প্রস্তুত করে । তারপর এই নোট দিয়ে ক্রয় জাবেদা বা বহিঃফেরত জাবেদা প্রস্তুত করা হয়।

কোন লেনদেনে ডেবিট নোট হয়?

ডেবিট নোট হবে এমন লেনদেন হলো:-

  1. ক্রয় ফেরত / বহিঃফেরত
  2. রহিমের কাছে পন্য ফেরত পাঠানো হলো।

ডেবিট নোট নমুনা ছক

মনে করি , রহিম ট্রেডার্স (মির্জাপুর, টাঙ্গাইল) ২০২৪ সালের ১৪ জানুয়ারি ধামরাই, ঢাকার ওনি ট্রেডার্স এর সহিত নিম্নোক্ত লেনদেনটি করেন।

  • নিম্নমানের হওয়ায় ১০০ টাকা দরে ২০ কেজি চিনি ফেরত পাঠানো হলো। কারবারি বাট্টা ১০% , ডেবিট নোট নং-৪৬।
ডেবিট নোট নমুনা ছক

লক্ষনীয়:

  • ডেবিট নেটের অপর নাম দেনা লিপি।
  • শুধুমাত্র বাকিতে ক্রয়কৃত মাল ফেরত পাঠালে ডেবিট নোট প্রস্তুত করা হয়।
  • ডেবিট নোট ক্রেতা প্রস্তুত করে তাই এতে ক্রয় ব্যবস্থাপকের সাক্ষর থাকে।
  • ডেবিট নোট দ্বারা ক্রেতা বিক্রেতাকে অবহিত করে যে বিক্রেতার হিসাবকে ডেবিট করা হেয়েছে।
  • ডেবিট নোটের সাহায্যে ক্রয় ফেরত জাবেদা প্রস্তুত করা হয়।
  • ডেবিট নোটে সাধারণত লাল কালি ব্যবহার করা হয়।

৪) ক্রেডিট নোট (Credit Note)

ক্রডিট নোট কি/ কাকে বলে?

    ক্রেডিট নোট হলো বিক্রেতা কতৃক ক্রেতাকে প্রেরিত একটি দলিল যার মাধম্যে বিক্রেতা ক্রেতাকে জানিয়ে দেয় যে ফেরতকৃত পণ্য চলে এসেছে এবং ক্রেতার হিসাবকে ক্রেডিট করা হয়েছে। মূলত ক্রেতা ডেবিট নোটসহ যে পণ্য ফেরত পাঠায় তা বুঝে পাওয়ার পর বিক্রেতা ক্রেতাকে একটি কাগজ পাঠায় যার মাধ্যমে পণ্যের বিববণ সহ ক্রেতাকে জনিয়ে দেওয়া হয় এত টাকা ক্রেতার হিসাব থেকে ক্রেডিট করা হয়েছে। এই লিখিত কাগজ বা দলিলটিকেই ক্রেডিট নোট বলে।

কোন লেনদেনে ক্রেডিট নোট হয়?

ক্রেডিট নোট হবে এমন লেনদেন হলো:-

  1. বিক্রয় ফেরত / আন্তঃফেরত
  2. রহিমের নিকট হতে পন্য ফেরত আসলো

ক্রেডিট নোট নমুনা ছক

     মনে করি,  ঢাকার সাকিব ট্রেডার্স  ২০২৪ সালের ২ জানুয়ারি নিচের লেনদেনটি করেন।

  • ভোলার মিজান ট্রেডার্স হতে চাল ফেরত আসলো ৫০ টাকা দরে ৩০ বস্তা । ক্রেডিট নোট নং- ৬৫৫
ক্রেডিট নোট নমুনা ছক

লক্ষনীয়:

  • ডেবিট নেটের অপর নাম পাওনা লিপি।
  • শুধুমাত্র বাকিতে বিক্রিত মাল ফেরত আসলে ক্রেডিট নোট প্রস্তুত করা হয়।
  • ক্রেডিট নোট বিক্রেতা প্রস্তুত করে তাই এতে বিক্রয় ব্যবস্থাপকের সাক্ষর থাকে।
  • ক্রেডিট নোট দ্বারা বিক্রেতা ক্রেতাকে অবহিত করে যে ফেরতকৃত পণ্য বিক্রেতার নিকট চলে এসেছে এবং ক্রেতার হিসাবকে ক্রেডিট করা হয়েছে।
  • ক্রেডিট নোটের সাহায্যে বিক্রয় ফেরত জাবেদা প্রস্তুত করা হয়।

৫) প্রাপ্তি রসিদ (Money Receipt)

প্রাপ্তি রসিদ কি/ কাকে বলে?

     একটি প্রতিস্থানের প্রাপ্তি সক্রান্ত লেনদেনসমূহ যে রসিদে লিপিবদ্ধ হয় তাকে প্রাপ্তি রসিদ বলে । নগদ বা নগদের সমতুল্য চেক ,ব্যাংক ড্রাফ্ট , পে-অর্ডার ইত্যাদির প্রাপ্তি স্বীকার করে দাতা পক্ষকে প্রাপ্তি রসিদ প্রদান করা হয়। প্রাপ্তি রসিদের মূল কপি অর্থ প্রদানকারীকে দেওয়া হয় এবং কার্বন কপি অর্থ গ্রহণকারীর নিকট থাকে। টাকা প্রাপ্তি প্রদানের সমর্থনে এ দলিল সংরক্ষন করা হয়।

প্রাপ্তি রসিদ নমুনা ছক

মনেকরি, রহিম ট্রেডার্সের নিকট হতে জামাল ট্রেডার্স ২০২৪ সালের ২০ জানুয়ারি ৪০০০০ টাকা গ্রহণ করেছেন।

প্রাপ্তি রসিদ নমুনা ছক

৬) ভ্যাট চালানপত্র

ভ্যাট চালানপত্র কি/ কাকে বলে?

     কোনো ব্যাক্তি বা প্রতিষ্ঠান কতৃক উৎপাদিত পণ্য বা সেবার সংযোজিত মূল্যের যে কর ধার্য করা হয় তাকে মূল্য সংযোজন কর বলে। করদাতার সংযোজিত মূল্যের উপর ১৫% কর দিতে হয়। মূল্য সংযোজন কর বিধিমালা মোতাবেক পণ্য বা সেবার বিক্রেতা যে চালানপত্র প্রস্তুত করে থাকে তাকে ভ্যাট চালানপত্র বলে । 

ভ্যাট চালানপত্র নমুনা ছক

মনেকরি, রাজশাহির আসমা আমঘর টাঙ্গাইলের সিজান স্টোরের কাছে ২০২৪ সালের ২৯ জানুয়ারি ৯০ টাকা দরে ১০০ কেজি আম বিক্রয় করেন।

ভ্যাট চালানপত্র নমুনা ছক

চুরান্ত দলিল

ভাউচার কাকে বলে?

     ভাউচার হলো সাক্ষ্য অথবা প্রমাণ হিসাবে কাজ করে এমন  একটি কাগজ। ব্যবসায়ে সংঘটিত  সকল লেনদেনের সত্যতা যাচাইয়ের জন্য এবং ক্রয়-বিক্রয় সহ সকল আয়-ব্যয় হিসাবের বইতে ‍লিপিবদ্ধ করার জন্য যে দলিল বব্যহৃত হয় তাকে ভাউচার বলে। ভাউচার ৩ প্রকার। যথা:

  1. ডেবিট ভাউচার
  2. ক্রেডিট ভাউচার
  3. জার্নাল ভাউচার

১) ডেবিট ভাউচার

ডেবিট ভাউচার কি/ কাকে বলে?

     পণ্য ক্রয় ও বিভিন্ন আয়ের জন্য যে চুরান্ত দলিল প্রস্তুত করা হয় তাকে ডেবিট ভাউচার বলে। ডেবিট ভাউচারের সাথে চালান ক্যাশমেমো যুক্ত করে ধারাবাহিক ভাবে ভাউচার নাম্বার দিয়ে নগদান বহির ক্রেডিট দিকে অথবা নগদ প্রদান জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়।

কোন লেনদেনে ডেবিট ভাউচার হয়?

ডেবিট ভাউচার হবে এমন লেনদেন হলো:-

  1. পন্য কয়।
  2. বেতন প্রদান।
  3. ভাড়া প্রদান।
  4. উপযোগ বিল প্রদান ইত্যাদি।

ডেবিট ভাউচার নমুনা ছক

মনেকরি,  ২০২৪ সালে রতন ট্রেডার্স নিম্নোক্ত লেনদেনটি করেন-

  • মার্চ ৫–  রাজুকে বেতন প্রদান ১২,০০০ টাকা।
ডেবিট ভাউচার নমুনা ছক

লক্ষনীয়: 

  • ব্যয়= ডেবিট ভাউচার , আয়= ক্রেডিট ভাউচার , অনগদ= জার্নাল ভাউচার।
  • সকল ধরনের  ব্যয় বা খরচের এর জন্য ডেবিট ভাউচার প্রস্তুত করা হয়।
  • ডেবিট ভাউচার চুরান্ত দলিল তাই এতে ৪ টি সাক্ষর থাকে।
  • ডেবিট ভাউচাররে ভিত্তিতে নগদান বহির ক্রেডিট পার্শ ও নগদ প্রদান জাবেদা করা হয়।সাথে চালান ও ক্যাশমেমো দেখা হয়।

২)ক্রেডিট ভাউচার

ক্রেডিট ভাউচার কি/ কাকে বলে?

     পণ্য বিক্রয় ও বিভিন্ন আয়ের জন্য যে চুরান্ত দলিল প্রস্তুত করা হয় তাকে ক্রেডিট ভাউচার বলে।ক্রেডিট ভাউচারের সাথে চালান ক্যাশমেমো যুক্ত করে ধারাবাহিক ভাবে ভাউচার নাম্বার দিয়ে নগদান বহির ডেবিট দিকে অথবা নগদ প্রাপ্তি জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়।

কোন লেনদেনে ক্রেডিট ভাউচার হয়?

ক্রেডিট ভাউচার হবে এমন লেনদেন হলো:-

  1. পন্য বিক্রয় 
  2. সেবা আয়
  3. কমিশন প্রাপ্তি
  4. উপভাড়া প্রাপ্তি

ক্রেডিট ভাউচার নমুনা ছক

মনেকরি,  ২০২৪ সালে রতন ট্রেডার্স নিম্নোক্ত লেনদেনটি করেন-

  • মার্চ ১৫–  নগদে বিক্রয় ৪,০০০ টাকা। ডেবিট নোট নং-৪৫৫
ক্রেডিট ভাউচার নমুনা ছক

লক্ষনীয়: 

  • ব্যয়= ডেবিট ভাউচার , আয়= ক্রেডিট ভাউচার , অনগদ= জার্নাল ভাউচার।
  • সকল ধরনের  আয়ের জন্য ক্রেডিট ভাউচার প্রস্তুত করা হয়।
  • ক্রেডিট ভাউচার চুরান্ত দলিল তাই এতে ৪ টি সাক্ষর থাকে।
  • ক্রেডিট ভাউচাররে ভিত্তিতে নগদান বহির ডেবিট পার্শ ও নগদ প্রাপ্তি জাবেদা করা হয়। সাথে চালান ও ক্যাশমেমো দেখা হয়।

৩) জার্নাল ভাউচার

জার্নাল ভাউচার কি/ কাকে বলে?

      সকল অনগদ লেনদেনের জন্য যে চুরান্ত দলিল প্রস্তুত করা হয় তাকে জার্নাল ভাউচার বলে।

কোন লেনদেনে জার্নাল ভাউচার হয়?

জার্নাল ভাউচার হবে এমন লেনদেন হলো:-

  1. স্থায়ী সম্পদের অবচয়/ অবোলপন।
  2.  নিট লাভকে সাধারণ সঞ্চিতি তহবিলে স্থানান্ততর।
  3. কুঋণ সঞ্চিতি 
  4. শেয়ারের বিনিময়ে জমি ক্রয় 

জার্নাল ভাউচার নমুনা ছক

মনে করি , ঢাকার খান ব্রাদার্স ২০২৪ সালে নিচের লেনদেন টি করেন।

  • মার্চ ৩১ — আসবাব পত্রের অবচয় ১,০০০ টকা। জা.ভা.নং ২৩
জার্নাল ভাউচার নমুনা ছক

লক্ষনীয়: 

  • ব্যয়= ডেবিট ভাউচার , আয়= ক্রেডিট ভাউচার , অনগদ= জার্নাল ভাউচার।
  • সকল ধরনের  অনগদ লেনদেনের জন্য জার্নাল ভাউচার প্রস্তুত করা হয়।
  • জার্নাল ভাউচার চুরান্ত দলিল তাই এতে ৪ টি সাক্ষর থাকে।

This Post Has 2 Comments

  1. Asik

    Helpful

    1. Anonymous

      Help me.what can I do…???
      What happened to me.??
      I’m confused not sure what can I do…?

Leave a Reply